Idealerweise ist allen Projektbeteiligten beim Start des Projekts bekannt, wo man nach dem Projekt stehen möchte. Bei der Erfassung der Anforderungen (laut Wikipedia eine „Aussage über eine zu erfüllende Eigenschaft oder zu erbringende Leistung eines Produktes, Systems oder Prozesses“) ist es deshalb wichtig, dass alle gewünschten Spezifikationen gesammelt, bewertet, genau definiert und überprüft werden.
Die Anforderungen werden typischerweise in einem Dokument, z.B. einem Lasten- oder Pflichtenheft, festgehalten. Eine funktionale Anforderung legt dabei fest, was ein Produkt tun soll, während eine nichtfunktionale Anforderung bestimmt, welche Eigenschaften es haben soll. Auch sogenannte Randbedingungen, z.B. ein Kostenlimit und eine Deadline, sind Bestandteil der Anforderungen.